Når du har fått en ny frivillig begynner jobben med å få avtalt det første møtet. Ikke gi opp selv om den frivillige ikke svarer på mailen eller tar telefonen. Prøv igjen, send SMS og følge opp med personlig invitasjon. Sett av tid til en god samtale for å kartlegge forventninger og engasjement hos den frivillige. Hvorfor valgte den nye frivillige å bli frivillig i akkurat din organisasjon? Gi den nye frivillige mulighet til å bli bedre kjent med dere.

Er det en person som er trygg og sosial, eller en som ønsker å forholde seg til noen få mennesker? Hva har den nye frivillige av erfaringer og hva er den nye frivillige særlig god på eller interessert i? Er dette en ledertype som er klar for å ta ansvar og helst vil finne egne løsninger, eller en som liker å få konkrete oppgaver og veiledning? 

Ingen liker å skuffe andre. Får man masse oppgaver man egentlig ikke har tid til så kan den frivillige innsatsen fort bli et stressmoment og man brenner seg ut. Finn tidlig ut hvor mye kapasitet og energi den frivillige har og styr forventningene deretter. Har de stor kapasitet og masse engasjement så gi gjerne utfordringer og få dem raskt i gang med oppgaver.

De fleste ønsker jo at alle som kommer med sitt engasjement skal få bli frivillige i organisasjonen, men det er ikke alltid at personen er egnet til å gjøre det organisasjonen trengte. Tenk gjennom om det er andre oppgaver vedkommende kan hjelpe til med. Kan dere dele opp noen oppgaver så ikke alle må gjøre alt? Ikke alle skal ha rett til å ha det vervet de helst vil, men alle bør få være med å bidra. Alle mennesker kan være en ressurs og har et potensiale, det gjelder å finne den oppgaven vedkommende kan mestre og trives med og som organisasjonen kan følge opp.

Noen organisasjoner har fadderordninger eller frivilligverter som tar seg av nye frivillige og sørger for at de finner sin plass. Sørg for at "noen" får ansvar for å følge opp den nye, og at "noen" ikke er ingen..

Frivillig engasjement kan alltid komme en organisasjon til gode og initiativ er sårbart. Noen ganger kan man få en frivillig som absolutt ikke er egnet til noen av de oppgaver dere utfører i organisasjonen, eller du har en person som er blitt for gammel eller på annen måte ikke lenger kan bidra hos dere. Invester litt tid i å hjelpe vedkommende inn i en annen organisasjon. Sjekk gjerne på Frivillig.no om det er noe som du tenker kan passe og ta direkte kontakt med organisasjonen det gjelder for å sikre at de kan ta imot vedkommende. Det finnes en organisasjon for alle og en plass for alle i frivilligheten. Neste gang er det kanskje du som mottar en ressursperson som er perfekt for din organisasjon. Sharing is caring!

Opplever dere at mange faller av tidlig i prosessen, kanskje rett etter et introkurs eller et informasjonsmøte? Det er ikke uvanlig og de fleste organisasjoner opplever at alt fra 25-50% faller av helt i begynnelsen. Det er allikevel verdt å gjøre en innsats på oppfølging for å finne ut hva som skjedde, om det er mulig å hente vedkommende inn igjen ved å gjøre noen justeringer, eller å finne andre oppgaver i organisasjonen som passer bedre for personen. 

Helseminister Bent Høie sier så fint at det finnes en frivillig organisasjon for enhver kroppsdel. Det finnes også en organisasjon for enhver diagnose, og disse organisasjonene sitter på masse kunnskap om hvordan du kan legge til rette for at akkurat din frivillige med særskilt behov kan få utnyttet sitt potensiale. Søk samarbeid og støtte med andre organisasjoner og finn løsninger. Helserelaterte frivillige organisasjoner

Er språket dere bruker tilgjengelig for alle? Bruker dere mye stammespråk og vanskelige ord? Snakkes det fort? Er den tekstbaserte informasjonen som organisasjonen formidler lett å forstå? På Skriftlig.no kan du sjekke Lesbarheten til tekstene dere bruker, det kan gi en god indikasjon på hvor tilgjengelig det skriftlige materiellet er.

Å være frivillig er en god mulighet til å både utvikle språk og å bli kjent med norsk kultur. Det å føle seg nyttig selv om man ikke enda er flytende i norsk er viktig for mange.

Husk at det kan være en større fare for å falle fra i prosessen mellom Frivillig.no/ rekruttering og inkludering i organisasjonen. Ha fokus på den første tiden og finn oppgaver den frivillige kan komme i gang med.

Med lite språk er det kanskje begrenset hvilke oppgaver som er aktuelle i din organisasjon, men vær allikevel var på den frivillige sine interesser og engasjement. Selv om man begynner ved kaffemaskinen, trenger man ikke fortsatt være der etter et halvt år.

Sørg for å ha tydelig målgruppe og rammer for arrangementene og aktivitetene deres. Kommuniser dette slik at forventninger stemmer med virkeligheten. Er det bare for kvinner? Blir ungdommen passet på? Kanskje foreldre eller ektefelle kan være med første gang og få forsikring for hvordan det fungerer?

La flerkulturelle rekruttere flerkulturelle. Ta med flerkulturelle i planleggings av aktiviteter og ikke bare som brukere. Du er ikke en skikkelig mangfoldig organisasjon før den ledes av en mangfoldig blanding av folk. Medlemmer og brukerne av organisasjonen trenger rollemodeller de kan speile seg i blant lederne/ de frivillige i organisasjonen.

Hvordan tilpasser man til kulturer med tabuer? Det handler ikke om å endre hva man gjør, men kanskje endre måten det formidles på? Hva er organisasjonens holdning til alkohol? Er det greit med hijab? Er jenter og gutter sammen eller hver for seg? Overnatter de i samme rom? Hva slags mat serveres det? Finnes det rom for individuell tilrettelegging eller ønsker dere at alle skal ha det likt? Mer om hvordan man skal knekke inkluderingskoden i frivillige organisasjoner finnes på inkluderingskoden.no

Informer om tilrettelegging på alle arrangementer dere har i informasjonen som gis ut, det gir signal på at det er tenkt på og at du med særskilte behov er velkommen. Sørg for å ha felt på alle påmeldingsskjemaer for tilretteleggingsbehov.

Er det tilgjengelig for rullestol? Hvorfor/hvorfor ikke? Kanskje kan man bli båret eller gå på krykker det siste stykket? Rullestolbrukere har også forskjellig grader av behov for å være helt eller delvis knyttet til stolen.

Er aktiviteten tilgjengelig for synshemmede og blinde? Hva skal til for at den blir det?

Er aktiviteten tilgjengelig for hørselshemmede og døve? Og hva skal til for at den blir det? Døvetolk får man som regel støtte til og trenger ikke være en økonomisk utgift.

De fleste funksjonshemninger handler ikke om behov for rullestolrampe, hvor bevisste er dere på de usynlige utfordringene?

Er det langt å gå? Fysisk slitsomt å gjennomføre aktiviteten eller være frivillig hos dere? Er det lagt opp til pauser? Kanskje noen trenger å sitte eller stå langt frem for å få med seg ting. Hvordan er akustikken i lokalene deres? Er det mye lyd kan det for noen være vanskeligere å oppfatte en enkeltsamtale. Er alt dere driver med folksomt eller har dere aktiviteter som passer for de som trives best i små forsamlinger? Finnes det rom for å trekke seg tilbake i et rolig område?

Søk om prosjekt for å ansette miljøarbeider for å kunne øke mangfoldet i organisasjonen.

Bruk paraplyorganisasjonene til å få kontakt med andre organisasjoner som kanskje kan gi innspill på akkurat deres behov for tilrettelegging for en enkelt frivillig.