Ledelse av frivillige
Jan Ole Hesselberg fra Ekstrastiftelsen snakket om hvordan vi tar beslutninger og Maria Lind Kvanmo snakket om krysspress mellom ansatte og frivillige på Forum for ledelse av Frivillige.
Frivillig.no arrangerer Forum for ledelse av frivillige der frivillige organisasjoner kommer sammen og deler tanker og erfaringer rundt temaer knyttet til ledelse av frivillige. På denne siden samler vi de erfaringene etterhvert som de blir publisert i vårt nyhetsbrev.
Modul 2 - Kommunikasjon og krysspress
I denne modulen fikk vi innspill til hva som kan skape godt samspill mellom engasjerte frivillige og ansatte.
Kreftforeningen v/Maria Lind Kvanmo, Jan Ole Hesselberg fra Ekstrastiftelsen og deltagere fra frivillige organisasjoner tok opp spørsmål verd å tenke på i din egen organisasjon.
Frivilliges engasjement kan utspille seg på forskjellige måter, og ikke alle er enige om hva som er riktig metode eller budskap. Særlig når du får inn nye frivillige, eller starter opp nye prosjekter og tiltak. Engasjement er kjernen i frivillighet og viktig å dyrke, ta vare på og gi utløp for. Dette kan også i enkelte tilfeller føre til interessekonflikter mellom ansatte, lokallag og frivillige i organisasjonen. Her kan god kommunikasjon og tydelige avklaringer være et viktig virkemiddel.
Roller - Ansatte og frivillige
En liten administrasjon vil ha begrensete muligheter og tid til å bruke på å motivere og inspirere de frivillige. Hvor mye oppfølging og tilrettelegging administrasjonen gir til de frivillige i lokallag og andre deler av organisasjonen varierer mye, og tydelige forventningsavklaringer er lurt.
Krysspress kan oppstå på mange måter, mellom ulike roller
sentralledd og lokallag,
ansatte og frivillige,
styrende og utøvende frivillige
organisasjon og kommune,
frivilligsentral og organisasjon,
organisasjon og interessenter.
Avklaring rundt maktbalansen i organisasjonen og hvilke roller man har kan være vanskelig men nødvendig for en ryddig håndtering av beslutninger og oversiktlig struktur for de frivillige å forholde seg til.
Hva er situasjonen i din organisasjon, og er alle enig om rollefordelingen? Hvor mye fokuserer de ansatte i din organisasjon på å motivere de frivillige, utover å gi dem oppgaver? Finnes det et felles tankesett i administrasjonen på hvordan man forholder seg til de frivillige, eller er det opp til hver enkelt å håndtere slik det passer? Har dere en bevisst frivilligstrategi?
Tydelige forventningsavklaringer der alle vet hvem som har hvilke roller og ansvar gir muligheter for ansatte og styringsgrupper å legge overordnede strategier og planer, mens de frivillige fortsatt har rom for lokalt engasjement.
Oppgaver - Hvem gjør hva?
Hvordan jobber din organisasjon med å motivere de frivillige til ulike oppgaver? Forventes det kreativitet og initiativ? har dere frivillige som best liker å få konkrete beskjeder om hva de skal gjøre? har de frivillige masse administrative oppgaver? De færreste blir frivillige fordi de liker søknadsskriving, rapporter og budsjetter. Samtidig har mange organisasjoner utfordringen med at sekretariatet er for lite til å avlaste alle slike oppgaver. Er dere bevisste på hvilke oppgaver og beslutninger som tas i hvilke ledd av organisasjonen? Og er dette forankret i de frivilliges interesser og ønsker? Kan noen av de frivillige oppleves som en trussel på de ansatte og deres arbeidsoppgaver? Hva slags dialog skaper dette?
Innspill - Kreativitet og engasjement
Hvor skal kreativiteten være? Hvem i organisasjonen skal komme med de gode ideene og lage føringer? De frivillige eller de ansatte?
Alle organisasjoner drives litt forskjellig, men det kom noen klare generelle råd fra deltakerne om at sekretariater og styringsgrupper bør lage rammer, maler og strukturer, men la det være godt med rom for lokal kreativitet fra de frivillige. Eierskap bygges om man får være med å skape noe. Huske at andre også kan ha gode ideer, og folk som får jobbe ut fra sine egne gode ideer er ofte mer inspirert.
Det vil være forskjellige behov og forventninger i de forskjellige lokallagene og delene av organisasjonen der noen er etablerte, og selvgående på godt og vondt, og noen er nye og trenger mer støtte. Kreftforeningen på peker at teorien om at frivillige ikke skal gjøre mer enn man ber dem om fungerer dårlig i praksis.
Prioriteringer - Skille mellom hva som er riktig og hva som er viktig.
Det er ikke sikkert alt trenger å være riktig, og det er ikke alltid like viktig at ting er riktig.
Hvor kan man gi slipp og la ting ta en annen retning enn det man hadde tenkt, og når må man stramme inn og lede de frivillige på et annet spor? Om man er i vekst eller i endring er det lett å få et fokus på å stramme inn, lage retningslinjer, sjekker og kontrollere. Kanskje lager man kontroll der man ikke trenger det, noe som kan virke demotiverende for de frivillige.
Noen ganger kan det oppstå avstand mellom lokalt engasjement og sentrale retningslinjer og strategier.
Avveiningen på når det er viktig og man må være upopulær og kanskje miste frivillig motivasjon, og når det er helt greit å gi slipp på kontrollen er fint å tenke godt igjennom og gjøre en vurdering på. Det kan være fint å få rammer, men detaljstyring er ikke like motiverende. Samtidig må man tåle å stå i situasjoner der det er viktig for organisasjonen.
Frivillig engasjement vekker ofte sterke følelser, og mange meninger, og det er ikke alltid like lett å få organisasjonen til å gå i takt og alle leddene til å være i synk med hverandre. Noen vil som regel bli litt misfornøyd, hvordan man møter den misnøyen kan ofte være utslagsgivende for om man klarer å bevare deres motivasjon.
Lære seg å tåle frivillighet.
Kreftforeningen peker på risiko der de ansatte som ikke står samlet bak beslutninger som er tatt og lager egne justeringer lokalt, fordi de ikke tør å stille krav til de frivillige. Slikt skaper rot og uklarheter for de frivillige, og er ofte forankret i uriktig problem. Er problemet beslutningen, prosessen bak beslutningen, implementeringen eller kanskje kommunikasjonen?
Forsinkelsen på kommunikasjonen ned fra nasjonalt ledd til frivillige kan fort bli lang i store organisasjoner og dette må man ha respekt for og jobbe med ikke i mot. Ting tar tid når frivillige skal gjøre ting, som regel utenfor vanlig arbeidstid. Forventningene fra nasjonalt nivå kan noen ganger oppfattes for høye og da blir avstanden til sentralledd for lang.
Beslutninger
Jan Ole Hesselberg fra Ekstrastiftelsen hadde mange tanker om hvordan vi tar beslutninger, og ikke minst hvordan vi tror vi tar dem.
Folk gjør mye beslutning ut fra følelser. Folk er ikke så rasjonelle som de tror og tar ikke de viktigste beslutningene på rasjonelt grunnlag, det farges av følelser og egne referanser. Når vi vet at følelser og engasjement er kjernen i frivillighet så blir dette ekstra relevant.
Forutintatthet og dømming av personer står ofte i veien for dialogen og beslutninger. Hvor åpen og fordomsfri er du ovenfor de du snakker med? Gir du rom for at folk kan forandre seg eller endre mening? Antakelser bommer på jevnlig basis og gir støy i dialogen og forholdet.
Sette i gang nye prosjekter
Ved opprettelse av nye prosjekter, komiteer, tiltak eller lokallag er det viktig å få en god start og begynne i riktig ende. Her er noen tips til prosessen:
Sørg for lokal forankring i kommune og lokalsamfunn
Vit at du har nøkkelpersoner på plass, og at de gjerne er litt fler som kan være et godt team.
Finne de rette folka, i riktig rekkefølge. Ledere og ildsjeler har kanskje en tanke om struktur og arbeidsfordeling. Eierskap hos nøkkelpersonene er viktig for at de skal ta ansvar.
Å endre struktur og rekkefølge blant de frivillige senere kan fort bli vanskelig, å påtvinge etablerte lag ny struktur fungerte dårlig.