Vi i Frivillig.no har tidligere samlet folk fra ulike frivillige organisasjoner til samlinger under navnet “Forum for ledelse av frivillige”. Der delte vi erfaringer og innsikter om hvordan man best leder frivillige. Mange av tipsene som kom frem er fortsatt like relevante i dag – derfor har vi samlet dem her:

Del 1: Ledelse av frivillige
Del 2: Ledelse av frivillige
Del 3: Ledelse av frivillige (du er her)

Tips til ledelse av frivillige (side 3 av 3)

Hva skal til for at de frivillige blir værende? I kampanjer rundt Frivillig.no har vi som mål å forebygge ensomhet ved å invitere nye frivillige inn i fellesskapene som de frivillige organisasjonene representerer. Men hva skal til for at de frivillige blir værende?

Frivillighetens valuta

Frivillighet kjennetegnes med at vi har fokus både på hva som skal gjøres, og på hvordan det blir gjort. Frivillighetens valuta bygges på følelser. Får man ikke nok godfølelse igjen for det, da er det ikke verdt det og man mister lysten. Det er mye mer komplisert enn å betale folk, men også mye mer givende. Følelser er forskjellige hos hver enkelt. Du kan gi samme lønn til flere personer og forvente at de blir like fornøyd. Forventninger i frivilligheten kan derimot være veldig forskjellige. Det er ikke slik at de frivillige nødvendigvis vet hva de trenger for å holde motivasjonen oppe. Men det er noe som sjelden er feil:

å føle seg nyttig
å bli sett, hørt og forstått
å være en del av felleskapet
å kjenne seg akseptert
å bli satt pris på
medbestemmelse

Så hvordan kan vi bruke Frivillighetens valuta for å øke den indre motivasjonen?

Frivillighet krever noe av oss, det er ikke gratis. Vi må tåle folks behov for å mestre, for medbestemmelse og å være uenig. Vi må sette av tid og anledning til å snakke med de frivillige.

Indre motivasjon

Deci & Ryan definerer indre motivasjon slik: «Indre motivasjon oppstår når tre grunnleggende menneskelige behov oppfylles: behovet for autonomi (selvbestemmelse), kompetanse og tilhørighet. Oppgaven bør altså være utformet på en måte som gir mest mulig frihet i framgangsmåten. I tillegg bør oppgaven være passe utfordrende, og personen må oppleve at man bidrar til et større fellesskap.»

Indre motivasjon er en naturlig motivasjon som kommer innenfra – og fører til atferd vi faktisk har lyst til å bedrive.

Frivillig.no sine undersøkelser blant de som har meldt seg som frivillige viser at den absolutte hovedmotivasjonen er «lysten til å hjelpe andre». Andre viktige motivasjonsfaktorer er å føle seg nyttig og sosialt felleskap.

Ytre motivasjon

«Ytre motivasjon er motivasjon som stammer fra ytre påvirkning, som for eksempel lysten på en fet julebonus eller angsten for sosiale sanksjoner og straff», sier faglitteraturen fra Deci & Ryan.

Erfaring tilsier at ytre motivasjon kan drepe indre motivasjon. Har du gitt litt, dannes det forventinger om mer. Belønningssystemer er nærmest umulig å reversere.

Forskning viser at når vi først har fått penger for prestasjonen vår i en interessant oppgave eller aktivitet, kan det ødelegge lysten vår til å delta i aktiviteten etterpå. Det usedvanlige fenomenet kalles «undermineringeffekten» og går imot både alminnelig fornuft og økonomisk teori – og mot den belønningslogikken som finnes på både arbeidsplasser og i skolen. https://forskning.no/hjernen-psykologi/2010/11/belonning-kan-odelegge-motivasjonen

Vi vil advare mot å falle for fristelsen å begynne med ytre motivasjonsfaktorer som kan ødelegge frivillighetens valuta. Organisasjonene må være ærlige på om de ønsker seg flere nye frivillige eller om de egentlig bare er ute etter kortvarig gratisarbeid. Å start med belønningssystemer kan også være en kilde til konflikter i organisasjonen.

Maktstrukturer

Hvordan er vår organisasjon organisert? – og er alle enig om det?

Frivillig organisasjoner er i hovedsak organisert på én av to måter:

Den demokratiske medlemsorganisasjonen som har et sekretariat som hjelper til med praktiske og administrative oppgaver, der avgjørelser ligger hos de frivillige/ medlemmene.
Den administrativ styrte organisasjonen som koordinerer og leder frivillige i prosjekter og oppgaver, der avgjørelser i hovedsak ligger hos administrasjonen.

De to modellene gir litt forskjellige tankegang hos de frivillige, og forventer litt forskjellig fra menneskene i organisasjonen.

Har alle i din organisasjon en felles forståelse for hvordan dere er organisert? Er dere tydelige på å forklare det til nye frivillige? Uklarheter rundt maktstrukturer er fort en kjerne til konflikt, og tydelighet er en god måte å forebygge disse konfliktene på.

Medbestemmelse motiverer til ansvar

Det er fint om de frivillige selv får være med å utvikle nye tilbud, og får forankring i organisasjonen. Da ender de ofte opp med å bruke mer tid og energi på organisasjonen. Noen organisasjoner gir frivillige som ønsker seg det et ansvar for å følge opp andre frivillige. Ansvarlige frivillige blir motivert til å tak andre steder i organisasjonen også, fordi de utvikler et eierskap. Noen organisasjoner erfarer også at det sosiale felleskapet blir sterkere mellom de frivillige når de leder hverandre.

Man ikke skal be noen gjøre noe man ikke er villig til å gjøre selv. Det er viktig å ikke heve seg over de frivillige, men skape verdighet rundt alle oppgaver. En leder i frivilligheten skal ta ansvaret og videresende rosen til de frivillige. Løft de frivillige opp, og la dem få skinne i glansen av det dere oppnår.

Tro flytter fjell

Det er viktigere å samle folk rundt det de tror på enn det de vil gjøre. Om det er tro på miljøet, på vennskap, på friluftslivet, på musikkglede eller på barn. Om flere som tror på det samme jobber mot samme mål så blir det sterkere enn om de bare er satt til å gjøre samme oppgave. Dette binder folk sammen i organisasjoner der man tror på samme formål.

Veien mot målet er man ikke alltid enig om, men felleskapet i å ha samme mål skal ikke undervurderes, og ikke tas for gitt. Dette er litt av forklaringen til hvorfor vi har 100.000 lag og foreninger i Norge, og hvorfor noen foreninger kan virke veldig små og sære. Så lenge det er noen som har en felles tro så er det grunnlag for et felles engasjement og fine ting kan skje. Snakk ofte og mye om hvorfor organisasjonen er viktig for samfunnet, og bygg oppunder det felles målet.

Mulighet til å vokse

Frivilligheten skal gi plass til å utvikle seg og å lære. Læring kan skje på kurs og kompetanseheving, men like mye gjennom å lære om seg selv som person sammen med andre, å lære gjennom å erfare ledelse, eller å erfare gjennom konflikter og utfordringer. Det skal være et sted man kan bruke seg selv og bli god, samtidig som det er rom for å gjøre feil og lande fra det. Å bygge et miljø der det er lov til å gjøre feil, lov til å be om hjelp og rom for å få ansvar.

Frivillighet som inkludering

Noen kan være motivert av å skape seg et nettverk og på den måten komme lettere inn i arbeidslivet. Dette gjelder både studenter, nyutdannede og nyinnflyttede folk. Frivilligheten gir en inngang, en forståelse av arbeidskultur og miljø, en følelse av å være til nytte og trening i å ta ansvar for seg selv og andre. Sterk tilhørighet til organisasjonens formål og folka der er avgjørende for at de frivillige blir lenge.

Forebygg konflikt

Som leder i frivillige organisasjoner der sterke følelser kan utløse konflikter er det viktig å beholde roen og være en mur mot problemer som kan oppstå. Dette kan både være internt eller kritikk eller annet fra samfunnet rundt. Det er viktig at de frivillige føler seg ivaretatt og trygge på at de har noen som ivaretar dem.

Det er heller ikke alle personligheter som går godt sammen. I frivilligheten ønsker vi å ha plass til alle og må iblant akseptere at ikke alle kan jobbe side om side. En leder må også ta seg tid til å lytte til alle forslag fra de frivillige, enten de er gode eller dårlige. Å bruke sin nysgjerrighet på å forstå andres evne til refleksjon fremfor å forklare nye frivillige at dette er en dårlig ide, kan være en måte å unngå å drepe motivasjon eller lage dårlig stemning.

Oppfølgingsreisen – fra en som melder seg til en ansvarsfull ildsjel

Slik kan oppfølgingsreisen se ut, for eksempel fra en frivillig melder seg gjennom Frivillig.no, til de har blitt en forutsigbar del av organisasjonen:

Svar raskt på en henvendelse fra en som vil bli frivillig. Frivillig motivasjon er ferskvare og blir bare mindre og mindre jo lenger tid det går før man får respons når man har bydd på seg selv og sin tid. Maks 7 dager etter at noen har meldt interesse må de ha fått respons, helst ha kommet ut i aktivitet. Ikke gi deg går du har fått snakket med den nye frivillige.
Ta en telefon eller et møte og gjør en viktig toveis forventningsavklaring:
Finn ut av motivasjon, interesse og forventinger, samt formidle deres forventninger fra organisasjonen. Sett pris på deres engasjement. Om forventningene ikke innfrir så blir den frivillige fort lei eller syns det er mer enn de kan takle. Det er viktig med dialog og sikre at begge parter har samme virkelighetsforståelse.
Snakk med de frivillige. Sett av i kalenderen slik at man kan snakke med de frivillige. Det tar mye tid, men man får mye igjen for det. Det gjør noe med deg som gjøre det, du får innsikt og det føles godt å være oppriktig interessert. Skal ikke så mye til før de frivillige føler seg sett.
Gode forventningsavklaringer er et godt verktøy for å forebygge konflikter, bygge gode miljøer og øke motivasjon blant både frivillige og ansatte. Forventningsavklaring er toveis og handler like mye om hva du som leder forventer av den frivillige, som å avklare hva den frivillige forventer av deg.
Når du har avdekket den frivilliges forventinger og motivasjonsfaktorer er det viktig at du husker på disse om 6 mnd og 12 mnd også.
Viser det seg i samtalen at den frivillige heller burde være hos en annen organisasjon? Er vedkommende egentlig interessert i å være frivillig på en måte som ikke passer hos dere, men som du vet at nabo-organisasjonen trenger? Dette fordrer at du har en god oversikt over hvilke andre lag og foreninger som operer i ditt område på hvilken tematikk og er trygg på at det stedet du sender den frivillige til, der får vedkommende god oppfølging.
Fra rekruttert til tillitsverv. Hvor mange trinn er det på trappa i din organisasjon? Gjør dere nok for at de frivillige skal bevege seg oppover? Finnes det snarveier som er gunstige, eller føles de urettferdige? Hvis man ønsker flere tillitsvalgte må man sørge for nok tilskudd nederst på trappa, men også sørge for at det er plass på alle trinnene så de frivillige får klatre.
Jobb kontinuerlig med motivasjon selv når alt funker og ikke vent med det til ting går dårlig. Det er lett å tenke at «de vet jo selv at de er så flinke». Husk å sette pris på innsats og engasjement ofte. Finn noen å fremsnakke hver dag.
Alle vil være med på vinnerlaget, så fortsett å rekruttere nye selv om dere egentlig er nok folk, det er da du har energi til å følge dem opp. Start på 1.

Gå til: Tips til ledelse av frivillige (side 1 av 3)